Les systèmes de paiement B2B sont des systèmes automatisés qui permettent aux entreprises d’effectuer des transactions entre elles avec le même niveau d’efficacité, de rapidité et de commodité que les clients. Mais malgré leur immense potentiel, les systèmes de paiement B2B se sont développés à un rythme nettement plus lent que leurs homologues B2C. Par exemple, les clients n’effectuent plus de paiements avec des chèques en papier.
Les méthodes de paiement électronique ont conquis l’espace grand public et l’on s’attend à ce que le même phénomène se produise dans l’espace B2B d’ici peu. Dans cet article, nous allons examiner comment les transactions B2B automatisées peuvent rationaliser votre entreprise.
Comment les paiements interentreprises sont-ils automatisés aujourd’hui ?
À l’heure actuelle, vous devriez avoir une idée des avantages offerts par les paiements B2B automatisés. Mais avant d’approfondir la question, expliquons comment ces systèmes de paiement fonctionnent.
Jusqu’à présent, il était tout à fait normal que les entreprises passent par de longs processus avant de traiter et de valider les factures. Ce retard est principalement dû à leur approche manuelle dépassée. Les factures physiques et numériques doivent être préparées avec soin avant de pouvoir être approuvées et émises. Lorsque la facture est déplacée d’un bureau à l’autre, le temps de traitement augmente progressivement. En outre, la facture peut rester sur un bureau pendant des jours si un signataire n’est pas disponible. L’introduction de systèmes automatisés de paiement interentreprises a changé la donne.
Les systèmes de paiement B2B automatisés offrent aux entreprises une solution moderne et plus efficace. Un rapport de Goldman Sachs montre que l’automatisation des paiements permet au personnel chargé des comptes fournisseurs de gagner jusqu’à 80 % de leur temps. En outre, les solutions de paiement qui comportent des modèles SaaS sont connues pour accélérer les taux d’approbation.
Les paiements automatisés étant traités électroniquement, ils sont beaucoup plus rapides qu’un processus manuel. Elles facilitent également la correspondance tripartite pour les entreprises, puisque les employés pourront obtenir des bons de commande à partir des systèmes financiers et y joindre des factures à titre de référence. En outre, les flux d’approbation indiqueront les bons approbateurs en fonction des règles ou des directives de l’entreprise. Ainsi, le traitement des paiements, qui prendrait normalement plusieurs semaines, sera réalisé en quelques jours.
Cependant, certains systèmes d’automatisation des paiements sont plus avancés que d’autres. Les solutions avancées ne se limitent pas à la numérisation et à la rationalisation de la facturation. Elles sont suffisamment polyvalentes pour traiter différents types de paiements à grande vitesse.
Voici quelques-unes de leurs caractéristiques :
- La reconnaissance des caractères grâce à l’IA.
- La capacité d’identifier les modèles de factures et de demandes de paiement.
- La conversion des informations relatives aux factures et aux paiements en codes comptables.
- La garantie de paiements rapides grâce à des approbations et des notifications automatisées.
- La capacité de prendre en charge diverses méthodes de paiement et de payer en dehors du système.
Renforcez votre entreprise grâce aux paiements automatisés
L’époque des chèques et des virements bancaires est révolue depuis longtemps. Un système de paiement interentreprises automatisé transformera la façon dont vous gérez votre entreprise en rationalisant vos tâches. Dans cette section, nous allons vous donner des raisons détaillées pour lesquelles vous devez renforcer votre entreprise avec des paiements automatisés.
1. Rationalisation de la saisie des données
Le système traditionnel de traitement des paiements exige que les chargés de clientèle traitent manuellement les données de chaque facture. Cette méthode de saisie des données est très sensible aux erreurs. Elle peut également entraîner la création de factures en double ou la perte de factures. Ces erreurs se produisent principalement parce que les commis comptables doivent sans cesse répéter des tâches ennuyeuses et fatigantes.
De plus, une seule erreur lors de la saisie des données entraîne généralement des problèmes plus importants lorsque le document passe d’un système comptable à l’autre. Il n’y a guère d’entreprise qui n’ait pas connu l’un de ces problèmes. Imaginez maintenant la quantité de temps et de ressources que vous économiserez lorsque votre service comptable n’aura plus à effectuer ces tâches répétitives.
C’est l’avantage le plus important d’un outil d’automatisation des paiements. Le logiciel utilise une technologie de reconnaissance de caractères qui ne nécessite aucune saisie manuelle. Il transfère simplement les données de paiement directement de la facture au logiciel de comptabilité. De cette façon, tous les risques d’erreurs de saisie sont éliminés. Vous n’aurez donc pas à vous soucier de traiter une facture en double ou d’effectuer un paiement erroné.
2. Un meilleur contrôle
Les données financières de votre entreprise doivent être sauvegardées et gérées de manière efficace et précise ; cela sera plus facile à réaliser lorsque les paiements B2B automatisés sont traités via un système numérique unique. Comme nous l’avons mentionné précédemment, l’utilisation d’un système automatisé vous aidera à éliminer les risques d’erreur humaine. Vous pouvez également combiner bon nombre de ces systèmes avec votre ERP (enterprise resource planning) actuel. De cette façon, vous pouvez rationaliser encore plus vos processus et améliorer leurs performances grâce à la technologie de l’IA.
En outre, un système de paiement automatisé est garanti pour vous offrir une plus grande flexibilité. Les solutions de paiement automatisé les plus avancées permettront à votre entreprise de traiter les méthodes de paiement modernes et traditionnelles. Ainsi, vous pourrez effectuer des transactions avec des clients qui préfèrent les chèques papier tout en gérant les choses via un système numérique avec une plus grande efficacité.
Un autre moyen par lequel un système de paiement automatisé B2B peut vous donner un meilleur contrôle est de vous permettre, à vous et à votre personnel, de travailler à distance. Tous les paiements peuvent être effectués virtuellement depuis n’importe quel endroit, vous n’aurez donc pas à vous soucier de vous rendre dans des banques ou des bureaux de poste.
3. Réduction des coûts
Les solutions de paiement B2B automatisées offrent aux entreprises un meilleur contrôle de leur trésorerie. Vous serez en mesure de recevoir des paiements B2B automatiquement, ce qui réduira le nombre de jours de retard. Un moyen efficace de réduire les coûts d’exploitation est d’empêcher l’augmentation de vos frais de paiement par carte de crédit et des autres frais liés aux services bancaires classiques. Plusieurs fournisseurs de services d’automatisation des paiements travaillent avec des taux mensuels fixes au lieu de facturer les clients par transaction. Vous trouverez cela très utile à mesure que votre entreprise se développera.
4. Faciliter la croissance
Vous pouvez favoriser la croissance de votre entreprise en choisissant l’automatisation des paiements. Elle crée un système évolutif qui se développe avec votre entreprise, de sorte que vous n’avez pas besoin d’investir davantage de ressources précieuses dans votre équipe. Il y a de fortes chances que vos dépenses B2B augmentent en même temps que votre entreprise. Les grandes entreprises effectuant de nombreuses transactions quotidiennes, vous aurez peut-être besoin d’une équipe plus importante et de plus de ressources si vous vous en tenez aux méthodes de paiement traditionnelles. L’avantage de l’automatisation des paiements B2B est qu’elle est totalement évolutive. Vous n’aurez pas à augmenter vos frais généraux puisque vous pourrez ajouter de nouvelles dépenses en appuyant simplement sur un bouton.
5. Sécurité avancée
Étant donné que plusieurs transactions B2B impliquent généralement des commandes de grande valeur, on ne saurait trop insister sur l’importance de la sécurité. La sécurité est également essentielle pour les petites entreprises car elles offrent une grande variété d’options de paiement.
Vous pouvez être sûr que vos paiements seront sécurisés avec un système de paiement automatisé, car la plupart d’entre eux sont dotés de fonctions de sécurité intégrées. Elles sont conçues pour prévenir les cyberattaques et autres activités frauduleuses. Vos clients auront également davantage confiance en votre entreprise si vous utilisez un système de paiement sécurisé.
En outre, un système de paiement B2B automatisé rendra votre entreprise automatiquement conforme. Vous n’aurez donc pas à vous en préoccuper séparément.
Exemples de plates-formes de paiement automatisé B2B
Il existe différents types de plates-formes de paiement automatisé B2B que vous pouvez utiliser pour votre petite entreprise aujourd’hui. Examinons les principales options :
1. Cartes de crédit
Les cartes de crédit sont l’option privilégiée par plusieurs commerçants avisés lorsqu’ils doivent traiter des paiements B2B. Elles constituent une solution de paiement abordable, rapide et simple qui améliore les flux de trésorerie. Les commerçants reçoivent également des relevés mensuels qui leur permettent de suivre facilement leurs paiements. Cependant, il est toujours bon de traiter une carte de crédit comme une carte de débit. Vos paiements seront exempts d’intérêts lorsque vous équilibrez vos paiements mensuels.
2. ACH
AACH est l’abréviation de Automated Clearing House (chambre de compensation automatique) et permet aux entreprises américaines de se communiquer leurs paiements par voie numérique. Les transferts sont ainsi plus rapides et plus efficaces que les méthodes de paiement traditionnelles. Pour utiliser cette méthode de paiement, il suffit de disposer d’un numéro d’acheminement et des détails du compte des deux entreprises. Les paiements ACH sont faciles à suivre puisqu’ils offrent également des relevés mensuels. Si vous utilisez déjà un logiciel d’entreprise comme le système de planification des ressources de l’entreprise (ERP), vous pouvez y intégrer vos paiements ACH.
3. Plateformes de paiement embarqués
Les plateformes de paiement numérique et intégrés deviennent un choix de plus en plus populaire pour les transactions B2B automatisées. Elles aident les commerçants à effectuer, accepter et traiter les paiements plus rapidement que jamais. Voici quelques-unes des meilleures plateformes de paiement numérique disponibles aujourd’hui :
Les plateformes de paiement numérique se révèlent non seulement efficaces, mais aussi pratiques. Vous pouvez accéder à votre compte depuis votre appareil mobile ou votre ordinateur. Vous pouvez également décider d’installer une application ou de visiter leur site web.
Elles constituent la meilleure option sur le plan technologique également. Lorsque vous envisagez une méthode ou une plate-forme de paiement, vous devez également tenir compte de vos choix globaux en termes de solutions technologiques et de votre activité. En passant à, ou en choisissant, une plateforme de commerce B2B headless, vous aurez la possibilité de choisir non seulement la plateforme ou la solution de paiement de votre choix, mais aussi la liberté de l’intégrer facilement à des solutions complémentaires, comme une plateforme de vente et de commande.
Conclusion
De plus en plus de commerçants choisissent des solutions de paiement automatisé pour rendre le traitement de leurs paiements plus rapide, plus pratique et plus efficace. Toutefois, vous devez tenir compte du caractère pratique du système de paiement que vous préférez. Par exemple, le système de paiement doit prendre en charge les transactions internationales si vous comptez importer des produits. Vous devez également vous assurer que votre méthode de paiement préférée peut être intégrée à vos outils comptables existants. Enfin, le système doit être facile à utiliser et offrir de bonnes capacités de reporting. Tout cela est facilement réalisable si vous disposez d’une plateforme de commerce B2B flexible et agile. Contactez-nous pour en savoir plus sur les avantages d’une plateforme headless pour le commerce B2B.